DMS (Document Management System) / GED (Gestion électronique des documents)
L'information est essentielle à la bonne gestion de vos activités. Aujourd'hui pourtant, elle nous parvient en grande quantité et sous de multiples formes. Comment organiser au mieux le tri sélectif ainsi que le classement de tous les documents de l'entreprise ?
Amster développe et intègre une solution efficace : le DMS (Document Management System) ou GED (Gestion électronique des Documents).
Cet outil permet de référencer l'ensemble des documents entrants et internes afin de contrôler leur cycle de vie. De la saisie à la révision, de l'archivage à la destruction, vous gérez l'ensemble des informations avec un seul mot-clé : leur pertinence.
.jpg)
Fonctionnement :
Le DMS gère les fichiers de type papier (après numérisation) et électronique (fichiers bureautiques, PDF, fichiers audio, vidéo, HTML, ...).
Après intégration et référencement au sein du DMS, les documents peuvent être retrouvés grâce à des fonctions de recherches simples comme par exemple : via un scan du code barre d'un document (ou par type de document, auteur, date ou encore par mots-clés via moteur de recherche de type Indexing serveurs).
Enfin, le DMS assure la diffusion des informations aux collaborateurs concernés.
Quels sont les avantages d'un DMS pour mon entreprise ou mon association ?
Le DMS d'Amster implique une nouvelle méthodologie de classement des informations. Celle-ci permet :
- la traçabilité des documents
- la réduction importante du volume papier
- un gain de temps, d'espace et d'argent
- une gestion plus efficace du cycle de vie des documents
- un nombre illimité d'accès utilisateurs
- la simplification des méthodes de recherche d'informations
- la diffusion aisée de celles-ci
- la naissance d'une véritable base de données de connaissances
- l'adaptabilité et l'évolution possibles du logiciel
Si vous désirez plus d'informations sur DMS / GED : Contactez-nous !
